Friday, February 23, 2024

5. Data Tab

Data Tab के अंतर्गत आपको निम्नलिखित ग्रुप मिलेंगे |

Get External Data, Connection, Sort & Filter, Data Tools, Outline .

(1) Get External Data :-

इस Group के अंतर्गत आपको निम्न Options मिलेंगे |

From Access, From Web, From Text, From Other Sources,  Exiting Connection

(i) From Access :-

इस आप्शन के द्वारा आप Ms Access File का Data अपने Excel में Import करा सकते है |

  • सबसे पहले Ms Access में कोई File तैयार करले उसे Save करले |
  • अब From Access Option पर Click करे |
  • अपनी File को Select करे |
  • Open पर Click करे |
  • Ok पर Click करे|
  • आप देखेंगे Ms Access File का Data Excel Sheet में Insert हो चूका है |

(ii) From Web :-

Internet से Data Import करने के लिये From Web का प्रयोग करे |

  • सबसे पहले From Web पर Click करे |
  • Address Bar में वो Web Site डाले जिसमे आपको डाटा चाहिए |
  • Enter करे |
  • जो Information चाहिए उस पर Click करके Add करले |
  • Import पर Click करे |
  • Ok पर Click करे |
  • आप देखेंगे Data Import हो चूका है |

(iii) Form Text :-

इसके द्वारा आप Notepad की File से Text को Import करा सकते है |

  • सबसे पहले Notepad की File आपके पास होनी चाहिए अगर नही है तो एक File Create करले उसमे Data भी Save करले |
  • अब From Text Option पर Click करे |
  • File को Select करे |
  • Import पर Click करे |
  • Next Next Finish पर Click करे |
  • Ok पर Click करे |
  • आप देखेंगे Notepad के अन्दर का डाटा Data Excel की File में Insert हो चूका है |

(iv) From Other Sources :-

इसके द्वारा आप डाटा को दूसरे places से भी import करा सकते है।

जैसे :- SQL Server से Analysis Services में XML Data Import Etc .

(v) Existing Connection :-

आप इस option पर click करके existing connection मतलब पहले से ही बने हुए connection को देख सकते हैं और उन connection को फिर से open करके भी देख सकते हैं।

  • Simply Existing Connection करे Click करे|
  • जिस Connection को Open करना चाहते है उस पर Click करे |
  • Ok पर Click करे |
  • फिर से उसमे जो Data होगा Insert हो जायेगा|

(2) Connection :-

इस group के अंतर्गत निम्न option आते है |

Refresh All, Connection, Properties, Edit Links .

(i) Refresh All :-

इसमें जो भी Connection sheet में बने हुए हाउ update हो जायेंगे यदि source में कोई update किया गया है तो excel sheet में भी update आ जायेगा |

  • Simply इस option पर क्लिक करे |
  • File सेलेक्ट करे
  • Ok पर क्लिक करे|

(ii) Connection :-

इससे जो connection बने हुए हैं वो आपको दिखाई देंगे | आप उन्हें Add/Remove कर सकते हैं या उनकी प्रॉपर्टीज में change कर सकते हैं |

  • Simply Connection पर click करे |
  • जिस Connection में add या remove करना है या जिसकी properties change करनी है उसे select करे |
  • Remove करना है तो remove पर क्लिक कर दे |
  • Properties change करनी है तो properties पर क्लिक करे refresh time set करले की कितने time बाद refresh लेता रहे
  • Refresh पर क्लिक करके आप connection को simply refresh कर सकते है |

(iii) Properties :-

यहाँ से भी आप कितने time में refresh होता रहे connection ये सेट कर सकते है |

  • Simply इस पर click करे|
  • Properties changes करले जो change करना चाहते हो |

(iv) Edit Links :-

इससे Link को आप edit कर सकते है |

(3) Sort & Filter Group :-

इस Group के अंतर्गत आपको Sort,A to Z, Sort Z to A, Filter, Remove Filter Options मिलते है |

(i) Sort A to Z :-

इसको भी हम Home Tab में सिख चुके है आप Home Tab में देख सकते है |

(ii) Sort Z to A :-

इसको भी हम home tab में सिख चुके है आप home tab में देख सकते है |

(iii) Sort :-

इसको भी हम home tab में सिख चुके है आप home tab में देख सकते है |

(iv) Filter :-

इसको भी हम home tab में सिख चुके है आप home tab में देख सकते है |

(v) Advanced Filter :-

इससे आप data को advance रूप में filter कर सकते है |

यदि आप दिए गए रिकॉर्ड में से उन लोगो को देखना चाहते है जिनकी Sale 50000 से ऊपर है वही दिखाई दे बाकि सब hide हो जाये या आप Result नयी जगह भी ले सकते है |

  • सबसे पहले डाटा से Heading को Copy करके जहाँ Result चाहते है वहा Paste करले |
  • अब Sale Haeading के निचे Condition लगाये (>50000)
  • अब Advance पर क्लिक करे
  • अब records को select करे list range firld में
  • अब criteria select करे
  • ok पर क्लिक करे
  • आप देखेंगे record में अब केवल वो लोग दिखाई देंगे जिनकी सेल 50000 से ऊपर है |
  • अब clear पर click करके आप फिर से normal कर सकते है |
  • यदि आप दूसरी जगह result चाहते है तो
  • Advance पर क्लिक करे
  • Copy to another location क्लिक करे
  • पूरा record select करे list range में
  • Criteria select करे
  • Copy में वो place select करे जहाँ result चाहते है
  • ok पर क्लिक करे
  • आप देखेंगे record से result नयी जगह आ चुकीहै |

दूसरी जगह Result लेने के लिए

(4) Data Tools :-

इस Group के अंतर्गत आपको text to column, flash fill, remove duplicates, data validation, consolidate, what if analysis, relation ship, option आते है |

(i) Text Columns :-

इस आप्शन का प्रयोग करके आप एक Cell में लिखा हुआ Data को Column में Devide कर सकते है |

  • सबसे पहले एक ही Cell में Space दे देकर डाटा लिखले
  • अब Text to Column पर क्लिक करे
  • Fixed Width को Select करे
  • और निचे से next पर क्लिक करे
  • फिर से next पर क्लिक करे
  • अब यहाँ से आप General ता Text या Data Select कर सकते है
  • और Last में Finish पर क्लिक करदे

(ii) Flash Fill :-

इससे आप ऑटोमेटिकली सेल को निचे तक फिल कर सकते है लेकिन आप शुरू की एक या दो सेल्स को बताना होगा किस तरह से आप निचे तक फिल करना चाहते है इसका शॉर्टकट Ctrl + E है |

(iii) Remove Duplicate :-

सिलेक्टेड सेल्स में से डुप्लीकेट वैल्यूज को Remove करने के लिए एस आप्शन का प्रयोग किया जाता है |

  • सबसे पहले जिस रिकॉर्ड में डुप्लीकेट वैल्यूज रिमोव करनी है उसे सेलेक्ट करले |
  • डुप्लीकेट वैल्यूज पर क्लिक करे
  • Continue with the current select पर क्लिक करे
  • Remove डुप्लीकेट पर क्लिक करे
  • ok पर क्लिक करे
  • आप देखेंगे डुप्लीकेट वैल्यूज Remove हो चुकी है

(iv) Data Validation :-

इससे आप सेल में डाटा को Validate किया जाता है मतलब उन पर लिमिट लगा सकते है |

यदि आप चाहते है Selected Cell में वही हो जो आप चाहे तो आपको Data Validation Option का प्रयोग करना होगा |

यदि आप चाहते है Selected Cell में 50 से 100 के बिच में ही नंबर ले तो आप उस काम को Data Validation से कर सकते है |

  • सबसे पहले आप Area Select करले जिस पर आप Data Validation Apply करना चाहते है |
  • Data Validation पर क्लिक करे |
  • Allow में से Whole Number Select करले|
  • डाटा फील्ड से Between by default रहेगा चाहे तो आप less than या greater than भी select कर सकते है |
  • निचे minimum में 50 डाले तथा maximum में 100 डाले
  • अब इनपुट massage टैब पर क्लिक करे
  • टाइटल में Alert टाइप करे
  • Input massage में कोई भी massage input कर दे like please enter values between 50 to 100
  • अब error alert tab पर क्लिक करे
  • निचे error message में कोई भी massage type कर दे
  • Like- This value is not application या फिर you entered wrong value
  • Ok पर क्लिक करे
  • अब आप Selected area में 55 डाले 67 डाले सब values लगाये जो 50 से 100 तक की है लेकिन यदि आप 49 या 101 या condition से अलग कोई वैल्यू डालते है तो वो error वाला मैसेज दिखेगा जो आपने डाला था|
  • Selected area में आप जहाँ भी कर्सर रखेंगे तो आपको वो अलर्ट वाला मैसेज दिखेगा और यदि select एरिया से बाहर आप कर्सर रखते है तो कोई भी मैसेज नही दिखेगा आप कोई भी वैल्यू वहा पर डाल सकते है |

यदि validation Remove करानी है तो validation Remove पर क्लिक करे

  • Clear data validation पर क्लिक करे
  • आप देखेगे data validation clear हो जायगी

Note:- जैसे ही आप data validation पर क्लिक करते है तो setting Tab के अंतर्ग्रत Allow option पर जैसे ही क्लिक करते है तो आपको copy option दिखाई देगा जैसे :-

WHOLE NUMBER:- 

इससे number को ही validation कर सकते है

इस option का प्रयोग हम देख चुके है |

Decimal :-

यह option भी whole number की तरह है बस इसमें सरेसारे number decimal वाले होगे इसको भी बिल्कुल वैसे ही करे जैसे whole number किया था बस number point मे लिखे |

List :

इससे drop down list तैयार कर सकते है जैसे आप candidate की caste की list बनाना चाहते है तो आप SC, OBC, GEN, ST की drop down list बना सकते है |

  • Column select करले |
  • Data Validation पर क्लिक करे |
  • Allow मे से list select करले |
  • Source मे SC, OBC, GEN, ST type करे |
  • ok पर क्लिक करे |

DATE :-

इससे आप date पर condition लगा सकते है |

यदि आप चाहते है किसी विशेष date से ऊपर की date ही पकड़े या दी गई दो date के बीच की date ही accept करे इस काम को आप इस option का प्रयोग करके कर सकते है |

  • सबसे पहले Area select करले |
  • Data validation पर क्लिक करे |
  • Allow से Greater than choose करले |
  • Greater than date डाले |
  • ok पर क्लिक कर दे |
  • अब selected area मे आप इससे ऊपर की ही date enter कर पायगे |

Time :-  

इससे time को validate कर सकते हैं|

  • Area select करे validation पर क्लिक करे|
  • Allow से time select करे |
  • start time और end time डाले ok करदे |
  • अब आप selected Area मे condition वाला time ही डाल सकते हैं |

Text Length :-

इस option का प्रयोग करके आप text की length set कर सकते है यदि आप चाहते है कि select cells मे 4 अक्षरों से ऊपर का ही नाम accept करे तो इस option का प्रयोग करे |

  • Area selected करके date validation पर क्लिक करे |
  • Allow मे text length select करे |
  • डाटा से Greater than select करे |
  • Minimum मे 4 type करके ok करे |
  • अब यदि आप selected area मे 4 अक्षर से छोटा या 4 अक्षर का नाम डालेगे तो वो accept नहीं करेगा |

Custom :-

इससे आप अपनी खुद की condition create कर सकते है |

जैसे आप चाहते है select cells मे 10 अंक का ही number accept करे न ज्यादा का न कम का और केवल number ही accept करे text को accept न करे |

  • data तैयार करे |
  • Mob. No.
  • अब जिस area मे condition लगानी है उसे select करे|
  • data validation पर क्लिक करे |
  • Allow से costom select करे |
  • Formula मे formula type करे |
  • जब इसमे number formula type कर रहे होगे तो bracket मे जहाँ से number डालने शुरू करने से selected area से पहली cell select करले |
  • bracket क्लोज then आप length (इसमें फिर से selection की पहली cell) select करे bracket close करे |
  • अब ok पर क्लिक कर दें |
  • अब selection वाले area मे text डालने की कोशिश करे text को accept नहीं करेगा |
  • यदि number डालेगे वो भी 10 अंको का ही accept करेगा |
  • validation clear करने के लिए आप data validation पर क्लिक करे |
  • clear all पर क्लिक करे |
  • ok पर क्लिक कर दे |

नोट:- जैसे ही आप data validation drop down arrow पर क्लिक करते हैं तो पहला option data validation होगा |

दूसरा circle invalid data और तीसरा clear validation circles मिलेगा |

Circle invalid data :-

इससे आप उस data को circle कर सकते है |

condition के अंतग्रत नही आती है |

  • पहले कुछ data या number enter करले |
  • 25
  • 26
  • 47
  • 50
  • 57
  • 67
  • 87
  • 101
  • 105
  • या मार्कशीट के number select करले |
  • अब data validation पर क्लिक करे |
  • allow से whole number select करे |
  • data से Greater then select करले |
  • नीचे 50 या 33 type कर दें |
  • ok पर क्लिक करे |
  • अब data validation option के drop down arrow पर क्लिक करे |
  • circle invalid data पर क्लिक करे |
  • आप देखेगे जो condition से match नहीं है वो numbers circle हो चूका है |
  • clear validation circle पर क्लिक करके आप circles को clear कर सकते है |

(v) Consolidate :-

इस option का प्रयोग करके आप भिन्न भिन्न जगहों से या भिन्न भिन्न शीट्स से data लेकर एक जगह summarize कर सकते है|

यदि आप चाहते है अलग अलग sheet से number को लेकर एक sheet पर जोड़ना तो आपके consolidate option का प्रयोग करना होगा |

  • पहली sheet पर कुछ data create करले |
  • दुसरी sheet पर कुछ भी data create करले |
  • अब तीसरी sheet पर data को add करने के लिए जहाँ रिजल्ट चाहिए वहां क्लिक करे |
  • consolidate पर क्लिक करे |
  • function से sum select करले |
  • Reference मे पूरी टेबल select करले sheet 1 से
  • add पर क्लिक करे |
  • अब नीचे से top row पर tick कर दे और left column पर tick करदे | तथा create link source data पर भी checked का sign लगा दे \
  • ok पर क्लिक करदे |
  • आप देखेगे वो दोनों sheet से data का addition आ चुका है |

(vi)What – if Analysis :-

इससे आप किसी भी data की roughly report तैयार करके देख सकते है |

जैसे आपके पास कुछ items है जिनकी cost आने वाले समय मे बढ़ भी सकती है या घट भी सकती है तो आप देखना चाहते है की cost बढेगी तो total पर क्या प्रभाव पड़ेगा अगर घटेगी तो total पर क्या प्रभाव पड़ेगा |

  • सबसे पहले जब item की cost total है उसे select करले |
  • Scenario option पर क्लिक करे |
  • add पर क्लिक करे |
  • Give name maximum
  • select all values in changing cells box
  • click on ok
  • values  change करले |
  • फिर add पर क्लिक करे |
  • name दे maximum
  • ok पर क्लिक करे |
  • values change करले |
  • ok पर क्लिक करदे |
  • summary पर क्लिक करे |
  • रिजल्ट cell मे total वाली cell पर क्लिक करे |
  • ok पर क्लिक करे |
  • आप देखेगे scenario result आ चुका है |
  • scenario summary sheet के ऊपर राईट क्लिक करले आप इसे rename delete या sheet कलर दे सकते है |

(vii) Gaol  seek  :-

इसके द्वारा आप राईट आउटपुट प्राप्त कर सकते किसी भी value मे change करले |

  • जैसे आप चाहते है कि percentage 60 बनानी है तो total मे या इस subject मे कितने numbers की आवश्यकता है तो हम ये काम goal seek के द्वारा कर सकते है या मजदूर की wages इतनी है दिन इतने है तो amount लेने के लिए दिनों या मजदूरी मे कितना बदलाव आयगा |
  • सबसे पहले percentage या total को select करले |
  • goal पर क्लिक करे |
  • set cell मे रिजल्ट जहाँ चाहिए उस cell को select करे|
  • To value मे जितना रिजल्ट चाहिए वो type करे |
  • By changing cell मे उस cell को select करे जिसमे परिवर्तन चाहते है |
  • ok पर क्लिक करे |
  • आप देखेगे cell मे change आ चुका है |

(viii) Data Table :-

एक ही समय पर एक से ज्यादा इनपुट का रिजल्ट देखने के लिए data table का प्रयोग किया जाता है |

यदि समय और amount को ध्यान मे रखकर एक table बनाना चाहते है जैसे की इतने समय मे इतने amount की महीने की installment इतनी होगी तो इसके लिए हमें data table का प्रयोग करना पड़ेगा |

(5) Outline Group  :- 

इस group के अंतर्ग्रत group, ungroup तथा subtotal option पाए जाते है |

(i) Group :

आप selected data या एक जैसे data को group कर सकते है जिससे आप उसे आसानी से hide या umhide करके summerize कर सके |

  • उस data को select करले जिसे group करना है |
  • group पर क्लिक करे |
  • row या columns को select करे |
  • ok पर क्लिक करदे |
  • अब आप + के sing पर क्लिक data को show या hide कर सकते है |

(ii) Ungroup :-  

जिस data को आपने group किया हुआ है उसे ungroup करने के लिए इस option का प्रयोग किया जाता है |

  • simple ungroup पर क्लिक करे |
  • अब row या columns पर क्लिक करके ok करदे |
  • या ungroup option के drop- down arrow पर क्लिक करे और clear आउटलाइन पर क्लिक करे |
  • आप देखेगे वो सब groups ungroup हो चुके है|

(iii) Show Detail:-

Grouped detail  को show करने के लिए |

(iv) Hide Detail :-

Grouped detail को hide करने के लिए |

SUBTOTAL:-

आप इस option का प्रयोग करके particular field को ध्यान मे रखकर subtotal कर सकते है मतलब जोड़ सकते है या एवरेज निकाल सकते है |

Example:- subtotal by my big guide

  • सबसे पहले data को उस field के अनुसार A to Z sort करले जिसे ध्यान मे रखकर subtotal निकलना है |
  • sort करने के लिए data select करे data तब मे ही sort पर क्लिक करे |
  • अब sort by मे वो field select करे जिसे sort करना है और आर्डर से A to Z select करे |
  • अब ok पर क्लिक करे |
  • अब देखेगे data sort हो चुका है
  • अब आप subtotal प्रयोग कर सकते है |
  • पहले data को select करले मतलब पूरी table select करले |
  • अब subtotal पर क्लिक करले |
  • At each change in field मे वो select करे जिसे ध्यान मे रखकर subtotal निकालना है |
  • Use function से sum select करले |
  • ok पर क्लिक करदे |
  • आप देखेगे उस field का subtotal आ चुका है |
  • हटाने के subtotal पर क्लिक करे |
  • remove all पर क्लिक करदे |
  • आप देखेगे subtotal remove हो जायगा |

Note :- To Revoke Subtotal click on Remove all

Department Wise Total :-

Congratulations

You Have Completed Data Tab By HS

hsguruji
hsgurujihttp://hsguruji.com
I am a life coach,motivational trainer and a computer master.
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