Wednesday, February 28, 2024
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MS Excel 2013 Home Tab Styles Group Hindi

इस Group के अंतर्गत Conditional Formatting , Format As Table और Cells Styles Options आते हैं |

(i) Conditional  Formatting :-

जैसा कि नाम से ही पता चल रहा है conditional formatting मतलब हम कोई condition देंगे अगर उस condition से data match होता है तो ही formatting होगी अन्यथा नहीं |

Conditional formatting के अंतर्गत :-

(A) Highlight Rules :-

इससे data highlight होगा condition match होने के बाद इसके अंर्गत :-

(a)Greater Than :-

इस option का प्रयोग करके आप उन numbers को highlight कर सकते हैं जो दिए गए number से बड़े  हो |

यदि आप एक mark sheet में देखना चाहते हैं maths में 75 से above कितने numbers है तो इस option का प्रयोग करके उनको highlight कर सकते हैं |

पहले कुछ numbers को type करके select कर लें जैसे :

10

15

20

25

30

35

40

45

50

अब Conditional Formatting पर जाएँ |

Highlights Cells Rules में जाएँ और Greater Than पर click करें

Box में वो Number डालें जिस Number से ऊपर के Number आप Highlight करना चाहते हैं और Right से Color ले लें |

आप देखेंगे वो Numbers Highlights हो चुके हैं |

(b) Less Than :-

इस option का प्रयोग करके आप किसी विशेष Number से नीचे वाले Numbers को Highlights कर सकते हैं |

जैसे कि आप चाहते है 33 से नीचे जितने भी Marks हैं वो सारे marks Highlight हो जाए तो इस option का प्रयोग करके इस काम को आप आसानी से कर सकते हैं |

  • सबसे पहले किसी Subject के सारे Marks को Select कर लें |
  • अब Conditional Formatting में जाकर Highlight Cells Rules में चले जाएँ
  • अब Less Than वाले option पर click कर दें |
  • वो Number (33) Box में डाल दें जिससे नीचे के Number आप Highlight करना चाहते हैं |
  • Right Side से Color लेकर Ok पर click करें |
  • Right Side में जो Color के लिए option है उसमे Drop Down Arrow पर click करके Custom पर click करके आप अपना Custom Color भी चुन सकते हैं |

(c) Between :-

इस option का प्रयोग तब तक किया जायेगा जब आप किन्ही विशेष दो Number के बिच के Numbers को Highlight करना चाहते हो |

  • सबसे पहले Numbers को Select कर लें |
  • Conditional Formatting पर click करे |
  • Highlights Cells Rules में जाकर Between पर click कर दें |
  • दोनों Box में वो दोनों Number डाल दें जिनके बीच के Numbers आप Highlight   करना चाहते हैं |
  • Right Side से Color Formatting Select कर लें |
  • और Ok पर click करें |
  • आप देखेंगे उन दोनों संख्याओ के बिच के Numbers Highlight हो चुके हैं |

(d) Equal To :-

इस option का प्रयोग करने से आप एक जैसे Numbers को Highlight कर सकते हैं यदि आप चाहते है Physics Subject में जिसके 75 है वो Highlight हो जाए तो 75 वाले marks highlight हो जायेंगे |

  • सबसे पहले Marks या Numbers को Select कर लें |
  • Conditional Formatting में जाकर Highlight Cells Rules में जाएँ |
  • Equal To पर click कर दें |
  • वो Numbers डालें जिसके समान Numbers Highlight करने है |
  • Right Side से Color Format Choose कर लें |
  • अब Ok पर click कर लें |
  • अब Ok पर click करें |

(e)Text That Contains:-

इस option का प्रयोग करने से आप Particulars Text को Highlight कर सकते हैं जैसे आप Records में केवल SC या OBC या GEN को Highlight करना चाहते हैं तो इसके प्रयोग से करे सकते हगे या फिर इस महीने में Holidays जहां जहां है वो Cells Highlight हो जाए तो इस option का प्रयोग करें |

  • पहले उस Column को Select करलें जिसमे आपने Text लिखा हुआ है |
  • अब Conditional Formatting पर click करें |
  • Highlight Cells Rules पर जाएँ और
  • Text That Contains Option पर click कर दे |
  • अब Left Side में Box में वो Text मतलब वो Word Type करें जिसे आप Highlight करना चाहते हैं |
  • Right Side से Color Formatting Drop Down Arrow पर click करके Select करलें और Ok पर click कर दें |
  • आप देखेंगे वो Text Highlight हो चुके हैं |

(f)A Date Occurring :-

इस option का प्रयोग करके आप विशेष Dates को Highlight कर सकते हैं |

  • पहले कुछ Dates को Enter करके उन्हें Select कर लें |
  • अब Conditional Formatting में जाकर Highlight Cells Rules में जाए और
  • A Date Occurring वाले option पर click करें |
  • Left Side से Drop Down Arrow पर click करके अपने इच्छानुसार Days Select कर लें जैसे :- Yesterday या Today या Tomorrow Etc.
  • अब Right Side से Color Formatting Select कर लें
  • Ok पर click कर दें |
  • आप देखेंगे Condition वाली Dates Highlight हो जाएगी|

(g)Dublicate Values :-

इस option का प्रयोग करके आप Dublicate Values को Highlights कर सकते हैं Record में कोई Double Entry To Pass नहीं हुई वो देखने के काम आता है |

  • सबसे पहले कुछ Numbers या कुछ  Text Enter करलें Cells में |
  • उस Data को Select करलें जिसमे Dublicate Find करना है |
  • Conditional Formatting पर click करें |
  • Highlight Cells Rules में जाकर Dublicate Values वो Options पर click कर दें |
  • Left Side से Dublicate या Unique Select कर सकते हैं आप
  • Right Side से Color Formatting Select कर सकते हैं |
  • Ok पर click कर दें |
  • आप देखेंगे वो Cells Highlight हो चुकी हैं |

(h)More Rules :-

(B) TOP/BOTTOM RULES :-

a) top 10 items :-

इसमें जो ऊपर के 10 items होंगे वो आप को दिखाई देंगे |

  • सबसे पहले कुछ Numbers को Enter करलें लगभग 20 Digits ऊपर से नीचे को Type कर लें |
  • अब उन्हें Select करलें |
  • Conditional Formatting पर click करें |
  • Top/Bottom Rules में जाकर Top 10 Items पर click करें |
  • खुली हुई Window में Left Side में जितने Percent तक Number Select करलें Type करदें या ऊपर वाले Arrow पर click करके बढ़ा लें |
  • माना आपने 50 तक बढ़ा लिया तो आप देखेंगे ऊपर (Top) के 50% Numbers Select हो जायेंगे |
  • Right Side में Color Formatting Choose करलें |
  • अब Ok पर click करदें |

(b) Top %:-

इस option का प्रयोग करके आप आपके पास जो numbers है वो जितने Percent तक Select करना चाहो Select कर सकते हो |

सबसे पहले कुछ संख्ये Enter कर लें |

1

2

3

4

5

.

.

.

20

  • अब इन Numbers को Select कर लें |
  • Conditional Formatting पर click करें |
  • Top/Bottom Rules में जाकर Top 10 % पर click कर दें |
  • खुली हुई Window में Left Side में जितने Percent तक Number Select करलें Type करदें या ऊपर वाले Arrow पर click करके बढ़ा लें |
  • माना आपने 50 तक बढ़ा लिया तो आप देखेंगे ऊपर (Top) के 50% नंबर्स select हो जायेंगे |
  • Right Side से Color Formatting Choose कर लें |
  • अब Ok पर click कर दें |

(c) Bottom 10 Items :-

इस option का प्रयोग नीचे 10 Items या उससे ज्यादा Items जो नीचे के Level के है उन्हें देखेने के लिए किया जाता है |

  • सबसे पहले कुछ Items लिखलें मतलब कुछ Numbers Enter करा लें 1-20 .
  • अब इन्हें Select कर लें |
  • अब Conditional Formatting पर click करें |
  • Top/Bottom Rules के अंदर जाकर Bottom 10 Items पर click करें |
  • Left Side में जितने Numbers देखने है उतनी संख्या डाल दें |
  • और Right Side से Color Formatting Choose कर लें |
  • Ok पर click करदें आप देखेंगे नीचे वाले Numbers Highlight हो चुके हैं |

(d) Bottom 10 % :-

इस option का प्रयोग करके आप Select की हुई संख्याओं में से नीचे के जितने Percent तक आप नीचे के Items Select करना चाहो Select कर सकते हो |

  • सबसे पहले 1-20 नीचे Type करलें |
  • इन्हें Select करलें |
  • Conditional Formatting पर click करें |
  • Top/Bottom Rules  में जाकर Bottom 10% click करें|
  • अब Left Side से जितने Percent नीचे के Numbers Highlight करने है आप वो Numbers डाल दें जैसे कि 50 .
  • Right Side से Color Formatting Select करलें |
  • Ok पर click करें|
  • आप देखेंगे 50 Percent तक वो Numbers Select हो चुके हैं |

(e) Above Average :-

इस option का प्रयोग तब किया जाता है जब आपके दिए हुए Numbers का जो Average है उससे Compare करे तो उस Numbers Highlight करने के लिए किया जाता है |

सबसे पहले कुछ Numbers को Enter कर लें जैसे :-

  • 1

2

3

4

5

.

.

.

20

  • अब Conditional Formatting पर click करें |
  • Top/Bottom Rules में जाकर Above Average पर click करें |
  • Color Formatting Drop Down Arrow पर click करके कोई भी Select करलें |
  • OK पर click करदें |
  • आप देखेंगे Numbers Highlight हो चुके हैं |

(f) Below Average :-

Umbers है उनके Average जो है उससे Compare करे तो Average से नीचे वाली संख्याएं Highlight हो जाएँ |

सबसे पहले कुछ Numbers Enter कर लें जैसे :-

  • 1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

  • अब Conditional Formatting पर click करें |
  • Top/Bottom Rules में जाकर Below Average पर click करदें |
  • अब Drop Down Arrow पर click करके Color Formatting Choose करलें |
  • ok पर click करदें आप देखेंगे Numbers Highlights हो चुके हैं |

(C) Data Bars :-

इससे आप Numbers को Gradient Bill या Solid Fill कर सकते हैं जितना बड़ा Number होगा उसके According ही Cell Feeling होगी |

  • सबसे पहले कुछ Numbers Enter करलें जैसे :-1 – 10 .
  • अब उन्हें Select करलें |
  • Conditional Formatting पर click करें |
  • Data Bars में जाकर Right Side से Gradient Fill Option Choose करलें या Solid Fill Option में कोई Style पर click करदें वंही Style Numbers ये वाली Cell में Fill हो जाएंगे |

(D) Color Scales:-

इस option का प्रयोग करके आप Color Scales के द्वारा आप Numbers को Select कर सकते हैं |

सबसे पहले Numbers Enter करलें जैसे :-

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

  • अब उन्हें Select करलें |
  • Conditional Formatting पर click करें |
  • Color Scales में चले जाए |
  • कोई भी Style Choose करलें |
  • वही Styles Apply हो जायेगा |

(E) Icon Sets :-

इस option का प्रयोग करके आप Icon Sets कर सकते हैं Numbers पर जैसा Number होगा वैसा ही Icon उस पर आ जायेगा |

  • सबसे पहले Number को Select करलें |
  • Conditional Formatting पर click करें |
  • Icons Sets में जाकर कोई भी Style पर click कर दें जैसे आपने माना पहले वाले पर click कर दिया |
  • आप देखेंगे जो बड़ी संख्या है उनमे Arrow ऊपर की Side को मिलेंगे और नीचे वाली संख्याओं में नीचे को मिलेंगे |

New Rule:-

इससे आप अपने Rules Create कर सकते हैं और अलग अलग जगह प्रयोग कर सकते हैं |

Another Example by selecting entire records:

Clear Rules :-

Clear Rules से वो सारे Rules Clear हो जायेंगे जो भी आपने Apply किये हुए हैं |

  • अपने Data को select करलें |
  • Conditional Formatting पर click करें |
  • अब Clear Rules From Selected Cells पर click करें |
  • आप देखेंगे वो Rules Clear हो जायेंगे जो भी आपने Apply किये थे |
  • आपका Data Normal Form में आ जायेगा |

Manage Rules :-

इसका प्रयोग जो Rules Create किये गये है उन्हें Manage करने के लिए किया जाता है इसके अंदर जाकर New Rules भी Create कर सकते हैं|

  • Click On Conditional Formatting .
  • Click On Manage Rules .
  • एक Window Open होगी इसमें आप Rules को Mange कर सकते हैं |

(ii) Format As A Table :-

इस option का प्रयोग करके आप Selected Cells को और Table को Pre Define में बदल सकते हैं |

  • सबसे पहले वो Area Select करलें जिसे Table Style में बदलना है |
  • उसके बाद Format As Table पर click करें |
  • Medium Option के अंदर जो Table Style है उसमे से 10 वा Table Style Choose करें मतलब उस पर click करें |
  • एक छोटी सी Window आएगी उसमे My Table Has Headers पर click करें |
  • अब ok पर click करदें |
  • आप देखेंगे Table Format Apply हो चुका है |
  •  अब आप इसमें  अपना Data Create कर सकते हैं जैसे कि आपको मार्कशीट बनानी है तो वो बना सकते हैं |
  • Format में ऊपर Column 1 , Column 2  की जगह आप अपनी Heading डाल सकते हैं |
  • Filter Arrows को हटाने के लिए Data Tab पर click करके Filter Option पर click करें Drop down Arrows Remove हो जायेंगे |
  • Design Tab से आप भिन्न options का प्रयोग करके अपनी table को और भी attractive बना सकते हैं |

Design tab of Format as table:-

Table styles options group :-

Header Row :-

Header Row दिखाई दे या न दिखाई दे वो यंहा से Decide कर सकते हैं |

Total Row :-

इस पर click करने से आप हर Column का Total Format के Last Row में कर सकते हैं |

Banded Row :-

इससे Format में Rows Banded हो जाएँगी|

First Column :-

इससे पहला Column Banded हो जायेगा मतलब Different हो जायेगा |

Last Column :-

इससे Table में Last का Column Banded हो जायेगा |

Banded Columns :-

इससे आपके Columns Banded हो जायेंगे |

Filter Button :-

Filter Arrows को Remove यंहा से किया जाता है |

Properties group :-

(i)Table Name :-

इससे आप अपनी Table को Name दे सकते हैं |

  • Simple Name Type करके Enter कर दें , Table का नाम Set हो जायेगा |
  • यदि आप अब Name Box Drop Down Arrow पर click करते है तो वंहा पर आपको Table Name भी दिखाई देगा |
  • जिससे कि आप किसी भी Sheet से Table वाली Sheet पर आ सकेंगे उसे Select करने के द्वारा |

(ii)Resize Table :-

इससे आप अपनी Table को Resize कर सकते हैं |

  • Simple इस पर click करके Table को Select कर लें |
  • ok पर click करदें या Enter कर दें |

२.Tools Group :-

(i)Summarize   With Pivot Table :-

अपने Data को आप table के द्वारा प्रदर्शित कर सकते हैं |

  • Table को Select करलें |
  • Summarize With Pivot Table Option पर click कर दें |
  • Ok कर दें |
  • जो option आये है उन्हें आप अब अपने According प्रयोग कर सकते हैं |

(ii) Remove Duplicates :-

इससे आप Table में से Duplicate Values को Remove कर सकते हैं |

  • सबसे पहले Table को Select कर लें |
  • Remove Duplicates पर click करें |
  • ok Par Click कर दें |

(iii) Convert To Range :-

इससे आप अपने table को एक normal table बना सकते हैं अर्थात जब आप table के किसी भी CELL में click करेंगे तो ऊपर DESIGN TAB add नहीं होगी |

(iv) Insert Slicer :-

Slicer Insert करके आप Particular Data को और भी आसानी से देख सकते हैं |

  • Table को Select करें |
  • Insert Slicer पर click करें |
  • अब जो Field चाहिए उन्हें Select करलें |
  • Ok पर click करें |
  • Open Panes में से जो Decimal आपको चाहिए उस पर Click  कर दें |
  • वही Decimal Show होगी Table में |

(5) Table Styles :-

यंहा से आप अपनी Table का Design Change कर सकते हैं |

  • Table Styles Group में Right Side से Drop Down Arrow पर click करें |
  • जो Style पसंद हो उस पर click करें |

(3) External table data group :-

(i) Export :-

इस option का प्रयोग करके आप अपने Table के Data को किसी Website पर या Server पर Share कर सकते हैं |

(ii) Refresh :-

अगर अन्य Sources से Data आपके Computer में Insert है तो वंहा पर हुए Changes यंहा Refresh करने से Apply हो जायेंगे

(iii) Properties :-

आपकी जो Cells है जो कि Data Source से Connected है वो किस तरह से Update होनी है ये सब Properties से set होता है |

(iv) Open Browser :-

इस Table का Server Version Browser में देखने के लिए इसका प्रयोग किया जाता है |

(v) Unlink :-

इस Table को Server से Connect करने के लिए इस option का प्रयोग किया जाता है |

(iii) Cell Styles Option Of Styles Group :-

इस option का प्रयोग Cell को Styles में बदलने के लिए किया जाता है |

  • सबसे पहले उस Cell को Select करलें जिसे आप Format करना चाहते हैं |
  • अब Cell Styles पर जाकर click कर दें |
  • माना आपने किसी मार्कशीट में कम मार्क्स को Select किया तो आप उसे Bad Color वाली Formatting दे सकते हैं |
  • Bad वाली Cell Formatting पर click करें |

यदि आप ऊपर वाली Row को Select करके उसे Heading में बदलना चाहते हैं तो आसानी से आप Cell Style में जाकर Heading 1 या Heading 2 या अन्य Heading पर click कर सकते हैं |

यदि आप Cells को Theme Style के According Format करना चाहते है तो वो भी कर सकते हैं |

  • यदि आप Number Format में बदलना चाहे तो आसानी से बदल सकते हैं |
  • यदि आप Comma पर click करते है एक Number Select करने के बाद तो वो Number Comma के Format में दशमलव के साथ बदल जाएगा |

123456-123456.00

  • यदि आप Comma[0] के साथ दशमलब नही चाहते है तो Comma (,) वाला Format Choose कर लें
  • 123456.00-123456

Currency वाले में यदि बदलना है तो Currency पर click कर दें दशमलव के साथ Currency वाले Format में बदल जायेगा आपका Number Result :- $123456.00

Percent वाले Style पर click करने से Number Percent वाले Format में बदल जायेगा |

New Cell Style option से आप New Style भी Create कर सकते हैं |

Merge Styles :- इससे आप Styles को Merge कर सकते हैं नई फाइल में |

hsguruji
hsgurujihttp://hsguruji.com
I am a life coach,motivational trainer and a computer master.
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