Sunday, April 14, 2024
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MS Excel 2013 Hindi Editing Group

(i) Auto Sum :-

इस option से आप Numbers को Sum कर सकते हैं

  • पहले कुछ Numbers Enter कर लें |
  • जहां Sum करना है मतलब जहां उनका जोड चाहिए वह click करें |
  • Auto Sum पर click करें |
  • अब ok पर click कर दें |
  • आप देखेंगे Sum आ जायेगा |

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=sum (range)

यदि आप Auto Sum Drop Down Arrow पर click करते है तो कुछ और option Show होंगे जैसे :-

(A) Sum

Sum से तो Sum ही होगा जो अभी हमने किया है |

(B) Average

इससे संख्याओं का Average निकलेगा |

  • पहले Select करलें Numbers को
  • Autosum Drop Down Arrow पर click करें |
  • Average पर click कर दे और Enter .

(C) Count Numbers

इससे कितने Numbers हैं ये गिना जाता है |

Select करने के बाद Numbers को Simply इस पर click कर दें Than Enter .

(D)Max

इसका प्रयोग किये हुए Numbers में से सबसे बड़ा Number जानने के लिए किया जाता है |

(E)Min

इससे Select किया हुए Numbers में से सबसे छोटा Number निकला जाता है |

  • सबसे पहले Numbers को select कर लें |
  • Autosum Drop Down Arrow पर click करके Min पर click करें या =Min Type करलें |
  • Range दे दे मतलब Numbers को Select करके Bracket Close कर लें |
  • अब enter कर दें |

(F)More Functions

इस पर click करने से आप More Functions का प्रयोग कर सकते हैं |

आगे हम advanced functions को भी पढेंगे |

(i)Fill –

इससे आप Different Type की Series Fill कर सकते हैं |जैसे ही आप Fill Drop Down Arrow पर click करते हैं आपको

Down

Right

Left

Across worksheets

Series

Justify Options दिखाई देंगे |

(A)Down

इस option का प्रयोग करके आप data को नीचे की ओर fill कर सकते हैं |

जैसे कि आप कोई caste नीचे तक fill करना चाहते हैं |

Student Name              Caste 

Amit                            GEN

Kamit                          OBC

Sumit                           SC

  • Cast को Select करें |
  • नीचे तक Mouse से Select करलें जहां तक आप वो Cast Fill करना चाहते हैं |
  • अब Fill Option पर click करें |
  • Down पर click कर दें |

(B)Right

– इससे आप data को Right side को fill कर सकते हैं |

  • जैसे कि अपनी Marksheet में हर Subject के नीचे Total चाहते हैं तो पहले Subject का Total नीचे कर लें|
  • अब उस पर Total से वहा तक Select कर लें जंहा तक Total चाहिए |
  • अब Fill पर click करके Right पर click कर दें |
  • आप देखेंगे सबका Total Right में भी Fill हो चुका है |

(C)Up

इस option का प्रयोग करके आप ऊपर की side को fill कर सकते हो |

(D)Left

इस option का प्रयोग करके आप left side को fill कर सकते हैं |

(E)Across worksheet

इस option का प्रयोग करके आप पहली sheet या किसी भी sheet का डाटा formatting के साथ या बिना formatting के सभी sheet पर ले सकते हैं |

  • सबसे पहले पहली Sheet पर कुछ डाटा तैयार कर लें और उसे Decorate करलें |
  • अब उस डाटा को Select करलें |
  • नीचे Shift के साथ Last  की Sheet पर click करें |
  • अब Fill Option पर click करें |
  • Across Worksheet पर click करें |
    • All – सब Copy हो जायेगा Formatting
    • Contents – केवल Data Copy होगा |
    • Format Only – केवल Formatting Copy होगी |
  • इनमे से कोई एक option चुन लें |
  • ok पर click करे |
  • अब किसी भी Sheet पर click करें |
  • आप देखेंगे हर Sheet पर Data आ चुका है |

 (F) Series –

जैसे ही आप Series पर click करते हैं एक छोटी Window Open होगी जिसमे Series Filling से सम्बन्धित option आपको मिलेंगे |

(a)Rows –

यदि आप ये वाला option Select करके रखते है तो Series एक Row में ही Fill होगी |

(b)Column –

यदि आप Column वाला option Select करके रखते हैं तो Series एक ही Column में Fill होगी |

(c)Linear –

इसको Select करके Series Fill करने से Step Value जो देंगे वो Selected Value में Add होता जायेगा और जो Stop Value देंगे वंहा Stop हो जायेगा |

Example –

1

                    2

                    3

                    4

                    5

अगर stop value नहीं देनी है तो जहां तक select किया हुआ है वंहा तक series fill हो जाएगी .

(d)Growth –

इससे Step Value से Selected Value में गुणा हो जाएगी|

(e) Date –

यदि आप Date को Select करते है तो Date से Related Different Types की Series Fill कर सकते हैं |

इसके साथ right side में data unit block में से एक option select करना होता है |

जैसे – day

        Weekday

        Month

        Year वगेरा में से कोई एक option रखना जरुरी है |

(f)Date With Day –

इससे Simply Date आगे बढ़ते हुए क्रम में Fill हो जाएगी | आप Step Value देकर 3 या 4 दिन के Gap के हिसाब से बढ़ा भी सकते हैं |

Date With Weekday –

इससे Date आगे Weekends छोड़कर बढ़ेगी मतलब Saturday , Sunday  छोड़कर  Fill होगी |

(h) date with months

इसमें date वही रहेगी लेकिन months बदलते जायेंगे आप step value से 2 या 3 महीनो के gap से series को fill कर सकते है|

With step value:

(i)Date With Year –

इससे Date में केवल Years बढ़ते जायेंगे |

Step Value देकर आप Years में Gapping भी कर सकते हैं |

(j) Autofill –

इससे आप कोई भी Series Fill कर सकते हैं Sunday – Monday, Jan- Feb , Date लेकिन ये अपने हिसाब से ही Fill होती है |

(k) Trend –

इससे दो संख्याओ के बीछ की संख्याये समान Gap से Fill हो जाती है | इसमें Starting Value और End Value देनी होती है |

Justify:- 

इस option का प्रयोग text को  justify करने के लिए किया जाता है |

Flash Fill:-

इस option का प्रयोग एक या दो स्टेप देकर आगे का डाटा ऑटोमेटिकली फिल करने के लिये किया जाता हैं |

(iii)Clear –इसके अंतर्गत

  • Clear all
  • Clear formats
  • Clear contents
  • Clear comments
  • Clear hyperlinks
  • Remove hyprlinks

Options आते हैं |

Note:-

इन options का प्रयोग करने से पहले आप कुछ डाटा type करके उसे format करले मतलब सजा ले और comments & hyperlinks वगेरा दे दें |

(A)Clear All –

इसका प्रयोग करके आप Data तथा उसकी Formatting सब Clear अर्थात Delete कर सकते हैं |

  • पहले Formatted Data को Select कर लें |
  • Clear में जाकर Clear All पर click कर दें |

(B)Clear Formats –

इससे केवल Formatting मतलब Data की सजावट Delete होती है Data नही |

  • Formatted Text को Select कर लें |
  • Clear के अंदर जाकर |
  • Clear Formats पर click करें |
  • आप देखेंगे Formatting Clear हो चुकी है But डाटा वही है |

(C)Clear Contents –

इससे केवल Content Delete होता है Formatting नहीं |

  • सबसे पहले Formatted Text को Select कर लें |
  • Clear Option में जाकर |
  • Clear Content पर click कर दें |

(D)Clear Comments –

इससे आप Comments को Clear कर सकते हैं यदि आपने अपने Document में कंही Comment Insert किया हुआ है तो आप आसानी से इस option के द्वारा उसे Clear कर सकते हैं |

  • जिस Data पर या जिस Cell में Comment लगा हुआ है उसे Select कर लें |
  • Clear Option में जाकर Clear Comment पर click कर दें |
  • Comment Clear हो जायेगा |

(E)Clear Hyperlinks –

Clear Hyperlinks से आप Sheet में कही भी लगे हुए Hyperlinks को Remove कर सकते हैं |

  • सबसे पहले Hyperlink वाला Data Select कर लें मतलब जिस पर Hyperlink Apply किया हुआ है उसे Select  कर लें |
  • अब Clear Option में जाकर Clear Hyperlinks पर click कर देंगे Hyperlinks Clear हो जाएगी |

(F)Remove Hyperlinks –

इससे Hyperlink के साथ- साथ Data भी Remove मतलब Delete हो जाता है |

  • Hyperlink वाले Data को Select करें |
  • Clear Option पर click करें |
  • Remove Hyperlinks पर click कर दें |

(iv)Sort & Filter –

इस option का प्रयोग करके आप अपने Data को Set and Filter आसानी से कर सकते हैं |

इसके अंतर्गत –   Sort A to Z

                        Sort Z to A

                        Custom Sort

                        Filter

                        Clear  

options आते हैं |

(A)Sort A To Z –

इससे आप अपने Data को Ascending Order में लगा सकते हैं | मतलब पहले A वाले नाम फिर B से शुरू होने वाले और फिर C से शुरू होने वाले नाम इशी तरह से ये A To Z के नामो को Accending Order बदल देते हैं |

इसके द्वारा हम Numbers को भी accending order में लगा सकते हैं |

 पहले कुछ लिखे हुए नामो या Numbers को Select कर लें |
 अब Sort & Filter option पर click करके Sort A To Z Option पर click कर दीजिये |

(B)Sort Z To A –

इस option का प्रयोग नामो या Numbers को Deccending Order में लगाने के लिए किया जाता है |

  • सबसे पहले आप Data को Select करें |
  • Sort And Filter option में जाकर Sort A To Z पर click कर दें |

(C)Custom Sort –

इससे आप Custom Sort कर सकते हैं अपनी इच्छानुसार Cell Color Wise Sort कर सकते हैं Cell Icon Wise तथा Font Color के अनुसार भी Sort कर सकते हैं |

  • पहले मार्कशीट में कुछ नामो को अलग Color दे दे और कुछ नामो को अलग Color दे दीजिये |
  • अब जो ऊपर Heading Name या Student उस पर click करें |
  • अब Sort & Filter पर click करें |
  • Custom Sort पर click करें |
  • एक Window खुलेगी इसमें पहले Column Sort By में Name Select करें Start On में Cell Color Select करें क्यूंकि आपने Cell Color दे दिया था उन नामो को |
  • अब Order में से कोई भी Color Choose कर लें |
  • On Top ऊपर लाने के लिए या On Button पर click करें नीचे लाने के लिए |
  • ok पर click करें |
  • आप देखेंगे वो Color वाले नाम ऊपर आ चुके हैं |

Note –

यदि आप Data को Font Color देते है तो Start On Drop Down Arrow से Font Color लेते हैं और याद डाटा को Conditional Formatting से Icon Sets से Icon देते तो Start On से Cell Icon लेते और Order से Icon Select कर लेते हैं |

(D)Filter –

इस option का प्रयोग करके करके आप Data को विभिन प्रकार से Filter कर सकते हैं |

  • पहले जो आपने Mark Sheet में Headings डाली हुई हैं उन्हें Select करलें चाहे एक Heading पर ही Click कर दें जैसे कि Name Heading को ही Select कर लें |
  • अब Sort & Filter पर click करें |
  • Filter पर click करें |
  • आप देखेंगे हर Headings पर Arrows के Sign  आ चुके हैं |
  • आप Name के According , Total के According किसी भी Heading में  Filter लगा  सकते हैं |
  • चलिए पहले Name के अनुसार Filter कर लेते हैं –
  • सबसे पहले Name वाले Drop Down Arrow पर click करें |
  •  नीचे की Side निम्न options खुलेंगे |

(a)Sort A To Z –

इस option को आप सिख चुके है है इससे नामो या Numbers को Accending Order में बदला जाता है |

(b)Sort Z to A –

इस option का प्रयोग करके आप सिख चुके हैं इससे नामो या नम्बरों को deccending order में बदला जा सकते है |

(c)Sort By Color –

इस option के द्वारा आप Color के अनुसार Sort कर सकते हैं |

  • जिस Color का डाटा आप ऊपर की Side चाहते है Sort By Color से वो Color Choose कर लें जिसे आप ऊपर चाहते हैं |
  • Name Drop Down Arrow पर click करके इस option पर click

(d)Filter By Color –

इस option का प्रयोग करके आप Color के अनुसार Filter कर सकते हैं |

  • इसके द्वारा डाटा में जो Color आप Select करेंगे केवल उस Color में जो है वही Content आपको दिखाई देगा |
  • Simply Name Drop – Down Arrow पर click करके Filter By Color से Color Choose कर लें |

(e)Text Filter –

इसके द्वारा आप Text को Different Type से Filter कर सकते हैं |

अगर आप चाहते है Starting Letter को ध्यान में रखकर Filter करे या End Letter को या Contains Letter को ध्यान में रखकर Filter करे तो आसानी से ये कर सकता है |

  • Text Filter पर click करे सामने से Begings With Choose करलें |
  • Name का Starting Letter डालें जो आप Filter करना चाहते हैं |
  • ok पर click करें |

(f)Search –

इसके द्वारा आप Data को Directly Search कर सकते हैं |

  • Name वाले Option के Drop Down Arrow पर click करें|
  • Search में वो Type कर दें जो आप Search करना चाहते हो |
  • ok पर click कर दें |

(g)Select all – 

इससे सारे records show हो जायेंगे |

यदि आप particular records को show या hide करना चाहते हैं तो उनको check या uncheck करके ok  पर click कर दें |

  • Name Option के Drop Down Arrow पर click कर दें |
  • Select All वाले Option से Records को Check या Uncheck कर सकते हैं |

Note:-Filter हटाने के लिए sort & filter पर click करे filter पर click करदें |

(v) Find & Replace –

इस option का प्रयोग करके आप Particular Data पर या विशेष जगह पहुँच सकते हैं |

इस option पर click करते ही आपको निम्न option मिलेंगे –

Find

Replace

Go to

Go to special

Formulas

Comments

Conditional formatting

Constants

Data validation

Select object

 Selection pane

(A)Find –

इससे Sheet में Particular Data को Find कर सकते हैं |

  • सबसे पहले Find & Select option पर click करें |
  • Find पर click करें |
  • जो Find करना वो Box में Type करें |
  • Find पर click करें |
  • आप देखेंगे Curser मतलब Cell उसी Data  पर पहुँच चुकी है |

(B)Replace –

इस option का प्रयोग कर्क्जे आप Sheet में किसी Particular Data को Replace कर सकते हैं |

  • Replace All पर click करने से एक बार में पूरी Sheet में Replacement हो जायेगा |
  • Find Next करने से आप आगे Find करके Replace कर सकते हैं |
  • ok पर click कर दें |

(C)Go To: –

इससे Sheet में किसी विशेष जगह पहुंचा जाता है |

  • Find & Select पर click कर दें |
  • Go To पर click कर दें |
  • जहां जाना है वो Address Type कर दें जैसे H8
  • अब ok पर click कर दें |
hsguruji
hsgurujihttp://hsguruji.com
I am a life coach,motivational trainer and a computer master.
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